KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

1. Amaç

Bu politika, VeriUyum ("Şirket" / "Veri Sorumlusu") tarafından, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") m.7 ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (28.10.2017 R.G. 30224) ("Yönetmelik") kapsamında, kişisel verilerin saklanma süreleri ve imha prosedürlerini düzenler.

2. Kapsam

Bu politika, Şirket tarafından tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verileri kapsamaktadır.

Sektör: Üretim / İmalat

Çalışan Sayısı: 1-10

3. Kayıt Ortamları (Yön. m.6/3-b)

Bu politika kapsamında kişisel verilerin saklandığı kayıt ortamları aşağıda sayılmıştır:

Elektronik Ortamlar

• Sunucular (etki alanı denetleyicisi, yedekleme, e-posta, veritabanı, web, dosya paylaşım vb.)
• Yazılımlar (ofis yazılımları, portal, EBYS, ERP, CRM)
• Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit, antivirüs)
• Kişisel bilgisayarlar (masaüstü, dizüstü)
• Mobil cihazlar (telefon, tablet)
• Optik diskler (CD, DVD)
• Çıkarılabilir bellekler (USB, hafıza kartı)
• Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi
• Bulut sistemleri (Şirket'in kullanımındaki şifreli depolama alanları)

Fiziksel Ortamlar

• Kâğıt
• Manuel veri kayıt sistemleri (anket formları, ziyaretçi kayıt defteri)
• Yazılı, basılı, görsel ortamlar

4. Tanımlar (Yön. m.3)

5. Görev ve Sorumluluklar (Yön. m.6/3-f)

Saklama ve imha süreçlerinde aşağıdaki birim ve unvanlar görevlidir:

6. Saklamayı ve İmhayı Gerektiren Sebepler (Yön. m.6/3-ç)

Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler

• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
• 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu (zamanaşımı süreleri — m.146)
• 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu (ticari defter ve belgelerin 10 yıl saklanması — m.82)
• 213 sayılı Vergi Usul Kanunu (mali kayıtların saklanması — m.253)
• 4857 sayılı İş Kanunu ve sosyal güvenlik mevzuatı
• 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu
• İlgili sektörel mevzuat (varsa)

Saklamayı Gerektiren Diğer Sebepler

• Sözleşmenin kurulması ve ifası (KVKK m.5/2-c)
• Hak tesisi, kullanılması veya korunması (m.5/2-e)
• Şirket'in meşru menfaatleri (m.5/2-f — ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla)

İmhayı Gerektiren Sebepler

• İşlemeye esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası
• İşlemenin amacının ortadan kalkması
• Açık rızaya dayalı işlemelerde rızanın geri alınması
• İlgili kişinin KVKK m.11/e kapsamındaki silme/yok etme talebinin kabul edilmesi
• Saklama süresinin sona ermesi

7. Saklama ve İmha Süreleri

Kişisel veri kategorileri bazında saklama süreleri aşağıdaki tabloda belirtilmiştir. Süreler, m.4/2-d'deki "amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma" ilkesi ve ilgili mevzuatın asgari süreleri esas alınarak belirlenmiştir.

8. İmha Yöntemleri

a) Silme

• Yazılım tabanlı silme: Veritabanlarından kalıcı silme (DELETE komutları, log temizleme)
• Karartma / maskeleme: Verinin orijinal hâli kullanılamaz şekilde gizlenmesi (örn. e-postanın "***@***" hâli)
• Bulut sistemlerinde silme: İlgili hizmet sağlayıcının silme API'larının kullanılması ve silme tutanağı tutulması

b) Yok Etme

• Fiziksel ortamlar: Kâğıt imha makinesi (cross-cut shredder) ile imha
• Manyetik medya: Degausser ile demanyetize etme veya fiziksel parçalama
• Optik medya: Fiziksel olarak parçalama / kıyma
• Sabit diskler: Endüstriyel imha (overwrite + fiziksel imha)

c) Anonim Hale Getirme

• Değişken çıkarma, kayıt çıkarma, genelleştirme, alt-üst sınırlar, mikro-toplulaştırma, gürültü ekleme
• K-anonimlik gibi istatistiksel anonimleştirme yöntemleri

9. Veri Saklama Ortamları (Hizmet Sağlayıcı Detayı)

Kişisel veriler aşağıdaki Şirket-içi ve dış hizmet sağlayıcılarda saklanmaktadır:

10. Periyodik İmha

Şirket, KVKK m.7 ve Yönetmelik m.11/2 uyarınca periyodik imha süresini 6 (altı) ay olarak belirlemiştir. Her altı ayda bir, saklama süresi dolan kişisel veriler resen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. İmha süreçleri tutanakla belgelenir ve Yönetmelik m.7/3 uyarınca 3 (üç) yıl süreyle saklanır.

11. İlgili Kişi Talebi Üzerine İmha

İlgili kişi, KVKK m.11/e ve m.13 ile Yönetmelik m.12 kapsamında kişisel verilerinin silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini talep edebilir. Şirket bu talepleri en geç 30 (otuz) gün içinde sonuçlandırır. Talebin reddedilmesi halinde gerekçe ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirilir.

12. Teknik ve İdari Tedbirler (Yön. m.6/3-d, e)

Kişisel verilerin güvenli saklanması ve hukuka uygun imhası için aşağıdaki teknik ve idari tedbirler alınmaktadır (Kurul Kişisel Veri Güvenliği Rehberi — Ocak 2018):

Teknik Tedbirler

• Yetki matrisi ve rol bazlı erişim kontrolü
• Erişim logları ve kullanıcı hesap yönetimi
• Ağ güvenliği (firewall, IDS/IPS, segmentasyon)
• Uygulama güvenliği ve güvenli yazılım geliştirme
• Şifreleme (aktarım — TLS, depolama — at-rest)
• Anti-virüs ve güvenlik duvarı sistemleri
• Sızma testleri ve güvenlik denetimleri
• Saldırı tespit ve önleme sistemleri
• Log yönetimi ve izleme
• Veri maskeleme ve veri kaybı önleme (DLP)
• Yedekleme ve felaket kurtarma planı
• Anahtar yönetimi

İdari Tedbirler

• Kişisel veri işleme envanteri (VSHY m.4/1-h)
• Kurumsal politika ve prosedürler (saklama-imha, güvenlik, başvuru)
• Veri işleyenlerle KVKK m.12/2 uyarınca yazılı sözleşme
• Çalışan eğitimi ve farkındalık programları
• Gizlilik sözleşmeleri
• Veri ihlali müdahale planı (KVKK m.12/5 — 72 saat içinde Kurul bildirimi)
• Düzenli iç denetim ve risk analizleri
• İş sürekliliği yönetimi
• Aydınlatma ve açık rıza süreçleri

13. Politikanın Yürürlüğü ve Güncellemeler (Yön. m.6/3-h)

Bu politika Şirket yönetimi tarafından onaylanarak yürürlüğe girmiştir. Politika en az yılda bir kez gözden geçirilir; mevzuat değişikliklerinde derhal güncellenir. Değişiklik kayıtları aşağıdaki tabloda tutulur: